パソコンの作業時間を効率化!ビジネス時短の小ワザ【まとめ】

パソコン操作を効率化しませんか?

各業界でIT化が目覚ましい現代、「一日中PCを使わない」というビジネスマンは少なくなっているのではないでしょうか。

どんな業種であれども、パソコン作業に使う時間はもはや侮れません。一日中パソコンの前を離れないという方も多くいらっしゃるでしょう。

パソコン作業が速い人というのは、どこの職場にもいるものです。その人の作業風景を見ていると、どうやらタイピングが速いだけではありません。

「あれ、今の画面どこから出した?」というような、効率化・時間短縮のための小ワザを多く使っているものです。

今回は、PC作業時短の小ワザをいくつかご紹介します。PC作業に時間を取られているビジネスマンはもちろん、フレッシュな新社会人にもおススメです。新卒でPC作業が速いと、それだけで一目を置かれることでしょう。

効率化その1:定番のショートカットキーを覚えよう!

まずは特に使用頻度の多い、基本のショートカットキーをご紹介します。

基本のショートカットキー

* Ctrl + A : 全選択
* Ctrl + B : 太字にする
* Ctrl + C : コピー
* Ctrl + O : ファイルを開く
* Ctrl + P : 印刷
* Ctrl + S : 保存
* Ctrl + V : 貼り付け
* Ctrl + W : ファイルを閉じる
* Ctrl + X : 切り取り

特に有名なのは、『Ctrl + C : コピー』と『Ctrl + V : 貼り付け』でしょうか?ショートカットキーの初歩として、これらを使ってみるのが良いでしょう。意外と便利なので、どんどん覚えたくなると思います。

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パソコンのタイピング時間を大幅削減!

辞書登録

メール作成や資料作成で、よく使う言葉がありますよね。

「お疲れ様です。」
「お世話になっております。」
「【会社名】の【名前】です。」

などはその代表例です。

これらの言葉を、そのまま打っているなんてことはありませんか?

そんな時は、頭文字で辞書登録してしまいましょう。

読み仮名「おつ」で「お疲れ様です。」を登録してしまえば、「おつ」と打っただけでメールが作成されていきます。

「誠に申し訳ございません。」「心より感謝申し上げます。」「どうぞよろしくお願い申し上げます。」なども、

「ごめん」「あり」「よろ」などでメールが完成していくのです。

辞書登録したいときにも、ショートカットキーです。端末やOSによってキーが異なるため、是非調べて登録してみてください。

パソコンのファイル探しに手間取ってない?

「あの資料はどこにしまったかな・・・」
「送りたいファイルが見つからない!」
「デスクトップがぐちゃぐちゃ・・・」
「デスクトップがファイルでいっぱい・・・」

こんな経験はありませんか?

ファイルを整理して探しやすくしておくことで、ファイルを添付したり探したりする時間を大幅に短縮できます。

ファイル名で時系列に表示できる

ファイル名、適当に名付けていませんか?

内容がわかるようにするのはもちろんのこと、日付を入力することで、フォルダ内でファイルを時系列に表示することができ、ミス防止やファイル探索に役立ちます。

オススメは、2018年4月27日であれば「ファイル名_20180427」のようにファイル名の後ろに年月日を入れていくこと。バージョン管理であれば、「ファイル名_20180427_2」「ファイル名_20180427_3」と別名保存で管理していくことができます。

古いファイルの取り扱い

もう使わないと思うけど、もしかしたら使うかも・・・そんな古いファイルでフォルダが散らかっていませんか?

そんな時は、同じフォルダ内に「old」というフォルダを作成し、古いフォルダをまとめて突っ込んでしまいましょう。スッキリします。

よく使うフォルダの取り扱い

ファイル名と同様、フォルダ名も数字で順番を変えることができます。

よく使うフォルダから順に、

  • 「01_◯◯資料」
  • 「02_△△資料」

のようにフォルダ名に数字を入れることで、よく使うフォルダを一番上に表示させることができます。

また、ショートカットを作成してデスクトップなどに表示させるのも良い方法です。よくフォルダを右クリックして、「ショートカットを作成」。これだけで、すぐによく使うフォルダにジャンプできるうようになります。

まとめ

今回は、特によく使う時短ワザの基本をお伝えしました。

知らなかったという人は、これから劇的にPC作業が短縮できることでしょう!是非試してみてください。

すでに知っているという人は、特によく使う操作をどんどんショートカットして、よりパーソナライズされた時短ワザを楽しんでみてくださいね。

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この記事を書いた人

この記事を書いた人:頑張る琴子
依頼媒体:ココナラ
編集&追記:lunch(このサイトの運営者)